TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO

1º ÓRGÃO PÚBLICO BRASILEIRO A OBTER A CERTIFICAÇÃO ISO 9001

O TCMSP, por decisão de sua Alta Direção, elegeu 1996 o Ano da Qualidade Total no Tribunal, criando, para proposição e implantação dos Programas da Qualidade, o Escritório do Controle da Qualidade Total - ETQC.

Qualidade no Serviço Público é o grau de satisfação que os usuários têm quando dele se utilizam.

Certificação ISO 9001

A certificação ISO 9001 foi concedida ao TCMSP em 1996 num prazo recorde de 8 meses, pela British Standards Institution (BSI). Para manutenção dessa certificação são realizadas auditorias semestrais. Em 2002 foi efetuada com sucesso a transição para a ISO 9001:2000, nova versão da Norma ISO, muito mais exigente e própria para o dinamismo das atividades gerenciais, com enfoque na implementação da melhoria contínua e no aumento da satisfação dos clientes.

Benefícios com a certificação ISO 9001

1. Melhor planejamento e controle das rotinas de trabalho, eliminando passos desnecessários.

2. Padronização das tarefas e definição de responsabilidades, para maior segurança e agilidade aos trabalhos.

3. Criação de um Sistema de Controle para identificação e tratamento das anomalias verificadas durante o processo, evitando retrabalhos

4. Realização dos trabalhos buscando melhorias na qualidade e aumento da satisfação dos clientes.

Como conseqüência, zelando pela economicidade, foi obtida redução dos custos operacionais e o aumento da produtividade na fiscalização realizada por este Tribunal.

 

CERTIFICADO IS0 9001:2000

O TCMSP recebeu o Certificado de Registro ISO 9001:2000, reconhecido junto ao UKAS (United Kingdom Accreditation Service), entidade oficial inglesa que confere validade às certificações de Sistemas da Qualidade. Isto confirmou a recomendação da BSI (British Standards Institution), ocorrida em dezembro de 2002, quando da realização da Auditoria de Transição, comprovando assim a conformidade do nosso "Sistema de Fiscalização e Elaboração dos Relatórios Anuais da Administração Direta e Indireta do Município de São Paulo" com os requisitos exigidos pela ISO 9001:2000.

A Certificação ISO 9001:2000 evidencia a adoção de um modelo de gestão reconhecido e adotado mundialmente, que propicia a modernização do sistema organizacional das empresas, determinando a responsabilidade e o comprometimento de todos. Esta versão é mais complexa que a anterior (1994), envolve a Alta Direção e a gerência das empresas; enfatiza a busca constante da melhoria do negócio como um todo; a satisfação dos clientes e demais partes interessadas; o desempenho de produtos e processos e a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.

Dessa forma, os processos produtivos da fiscalização e elaboração dos relatórios anuais estão atendendo satisfatoriamente aos requisitos dos clientes e estão sendo continuamente melhorados, com base na avaliação de seus resultados e das necessidades dos clientes buscando, desta maneira, um diferencial em nossos serviços para cumprirmos com eficiência e eficácia a nossa Missão como órgão fiscalizador da gestão dos recursos públicos.

De acordo com dados da ISO (International Organization for Standardization), até dezembro de 2001, o modelo de gestão da qualidade ISO 9000:94 havia sido adotado por mais de 510.000 empresas no mundo, sendo cerca de 9.500 no Brasil. Na versão ISO 9001:2000 o número de certificações chegava a cerca de 45.000 no mundo e apenas 182 no Brasil.

O Tribunal de Contas do Município de São Paulo foi o primeiro órgão público do Brasil a obter a certificação ISO 9001:94, ocorrida em 1996, e agora encontra-se entre as primeiras organizações brasileiras a obter ao certificado ISO 9001:2000.

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE (SGQ) DO TCMSP

NORMA NBR ISO 9001:2000

A Norma NBR ISO 9001:2000 preconiza a adoção de uma abordagem para o desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) para aumentar a satisfação dos clientes pelo atendimento aos seus requisitos (necessidades).

O modelo apresentado na figura a seguir sintetiza as seções de requisitos da Norma NBR 9001:2000, mostrando as ligações dos processos apresentados nessas seções (4 a 8):

SEÇÕES DA NORMA NBR ISO 9001:2000

Seção 4 - Sistema de Gestão da Qualidade

Seção 5 - Responsabilidade da Direção

Seção 6 - Gestão de Recursos

Seção 7 - Realização do Produto

Seção 8 - Medição, Análise e Melhoria

O nosso Sistema de Gestão da Qualidade para os processos da Fiscalização e Elaboração dos Relatórios Anuais está representado na figura a seguir:

Apresentamos, sinteticamente, cada uma das Seções da NBR ISO 9001:2000

SEÇÃO 4 - SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

Estabelece os requisitos para a estruturação do SGQ, com a identificação dos processos necessários, a sua aplicação por toda a organização, a sequência e a interação dos mesmos, bem como os critérios e métodos para assegurar que a operação e o controle desses processos sejam eficazes.

Também devem ser definidos e disponibilizados os recursos e informações necessárias para a operação e o monitoramento desses processos. Esses devem ser medidos e analisados, sendo implementadas as ações necessárias para atingir os resultados planejados e a melhoria contínua dos mesmos.

Esse SGQ deve ser documentado, incluindo:

• Declarações documentada da Política e dos Objetivos da Qualidade;
• Manual da Qualidade;
• Procedimentos documentados requeridos pela NBR ISO 9001:2000;
• Documentos necessários à organização para assegurar o planejamento, a operação e o controle eficazes de seus processos; e
• Registros da qualidade requeridos pela NBR ISO 9001:2000.

SEÇÃO 5 - RESPONSABILIDADE DA DIREÇÃO

Componentes da Alta Direção: Presidente, Vice-Presidente e Secretários (Secretário Diretor-Geral, de Administração, de Informática e de Fiscalização e Controle).

Estabelece os requisitos para fornecer a evidência do comprometimento da Alta Direção com o desenvolvimento e com a implementação do SGQ na organização e com a melhoria contínua de sua eficácia.

Esse comprometimento deve ser evidenciado mediante:

• a comunicação à organização da importância em atender aos requisitos (dos clientes estatutários e regulamentares), assegurando que esses são determinados e atendidos com o propósito de aumentar a satisfação dos clientes;
• estabelecimento da Política da Qualidade e a garantia de que são estabelecidos os Objetivos da Qualidade;
• a condução das análises críticas pela Alta Direção;
• a garantia da disponibilidade de recursos.

A Alta Direção deve assegurar que a Política da Qualidade é apropriada ao propósito da organização, inclui um comprometimento com o atendimento aos requisitos e com a melhoria contínua da eficácia do SGQ, proporciona uma estrutura para o estabelecimento e a análise crítica dos objetivos da qualidade, é comunicada e entendida por toda a organização e é analisada criticamente para a manutenção de sua adequação.

Os Objetivos da Qualidade devem ser estabelecidos nas funções e níveis pertinentes da organização, ser mensuráveis e coerentes com a Política da Qualidade.

A Política e os Objetivos da Qualidade do TCMSP estão documentados no Manual da Qualidade.

A Alta Direção deve assegurar que o planejamento do SGQ é realizado para atender aos requisitos da NBR ISO 9001:2000, satisfazer os Objetivos da Qualidade e que a sua integridade é mantida quando mudanças são planejadas e implementadas.

Deve assegurar, ainda que as responsabilidades e autoridades são definidas e comunicadas na organização.

Essas responsabilidades e autoridades para o SGQ do TCMSP estão definidas no item 5.5 do Manual da Qualidade.

A Alta Direção deve indicar um membro da organização com responsabilidade e autoridade para:

• assegurar que os processos necessários para o SGQ sejam estabelecidos, implementados e mantidos;
• relatar à Alta Direção o desempenho do SGQ e qualquer necessidade de melhoria; e
• assegurar a promoção da conscientização sobre os requsitos do cliente em toda a organização.

No TCMSP essas atividades são conduzidas pelo Coordenador do ETQC (Escritório da Qualidade), subordinado ao Gabinete da Presidência.

A Alta Direção deve assegurar que são estabelecidos na organização os processos apropriados e que seja realizada comunicação relativa à eficácia do sistema de gestão da qualidade.

Essa comunicação é efetivada no TCMSP, por meio dos canais competentes (memorandos, reuniões, comunicados etc).

Análise Crítica pela Alta Direção

A Alta Direção deve analisar criticamente o SGQ da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua continua pertinência, adequação e eficácia. Essa análise crítica deve incluir a avaliação de oportunidades para melhoria e necessidades de mudança no SGQ, incluindo a política da qualidade e os objetivos da qualidade.

As reuniões da Alta Direção do TCMSP são realizadas semestralmente, ou extraordinariamente quando se fizerem necessárias, onde o SGQ é avaliado quanto à sua pertinência, eficácia e adequação, com relação aos requisitos dos clientes, da Norma ISO 9001:2000, dos procedimentos documentados bem como, à Política e aos Objetivos da Qualidade.

SEÇÃO 6 - GESTÃO DE RECURSOS

Nesta seção da Norma ISO 9001:2000 são estabelecidos os requisitos para a determinação e o provimento dos recursos necessários para implementar e manter o SGQ e melhorar continuamente a sua eficácia, bem como, aumentar a satisfação dos clientes mediante o atendimento aos seus requisitos.

Esses recursos são: Recursos Humanos e Materiais, Infra-estrutura e Ambiente de Trabalho.

O TCMSP possui e mantém os recursos necessários para manter e melhorar continuamente a eficácia do seu SGQ. Para tanto, sempre que detectada a necessidade de recursos, esses são providenciados, nas funções e níveis pertinentes, visando sempre o atendimento à Política e aos Objetivos da Qualidade estabelecidos.

SEÇÃO 7 - REALIZAÇÃO DO PRODUTO

Essa seção estabelece os requisitos para os processos de realização do produto, sendo que os processos produtivos da Fiscalização e Elaboração dos relatórios Anuais são identificados e planejados de modo a assegurar que todas as atividades sejam realizadas e verificadas sob condições controladas, abrangendo a determinação dos Objetivos da Qualidade e requisitos para os produtos, bem como a definição dos métodos de trabalho e dos critérios de execução necessários para garantir os requisitos especificados no SGQ descrito no Manual da Qualidade.

SEÇÃO 8 - MEDIÇÃO, ANÁLISE E MELHORIA

Nesta seção da Norma ISO 9001:2000 são estabelecidos os requisitos para os processos necessários de monitoramento, medição, análise e melhoria, para:

a) demonstrar a conformidade do produto;

b) assegurar a conformidade do SGQ;

c) melhorar continuamente a eficácia do SGQ.

Os tópicos de medição e monitoramento são:

• Satisfação dos clientes;
• Auditoria Interna;
• Medição e Monitoramento de processos;
• Medição e Monitoramento de produto; e
• Medição e Monitoramento dos Objetivos da Qualidade.
  

São estabelecidos também requisitos para controle de produto não-conforme, análise de dados e melhorias (Melhoria Contínua, Ação Corretiva e Ação Preventiva).

O TCMSP estabeleceu e implementou os procedimentos necessários à medição, análise e melhoria contínua da eficácia do seu SGQ, realizando regularmente as medições, o monitoramento e a análise crítica dos dados apropriados para demonstrar essa eficácia e para avaliar onde melhorias contínuas podem ser realizadas.

Essas avaliações são efetuadas mensalmente pelas áreas abrangidas pelo SGQ e os seus resultados são analisados criticamente pelo ETQC, para assegurar a contínua pertinência, adequação e eficácia do SGQ, requerendo, quando necessárias, as providências no âmbito da Alta Direção.